Motiw

МОТИВ — это система электронного документооборота и контроля исполнения поручений. 1300 компаний используют МОТИВ для совместной и удаленной работы, ведения электронного архива, управления проектами и взаимодействия с клиентами.

    Связи между подразделениями
  • Наладьте взаимодействие сотрудников в отдельных подразделениях и компании в целом. МОТИВ ускорит выполнение заявок и облегчит работу службы поддержки.
    Контроль исполнения поручений
  • Создайте задачи и контролируйте их выполнение. Составьте план работы, настройте напоминания и уведомления. МОТИВ сохранит информацию и обеспечит согласованную работу сотрудников.
    Документооборот
  • Настройте схемы движения документов и добавьте к ним дополнительные поля. Следите за  рассмотрением и исполнением документов, выгружайте данные из Системы и формируйте отчеты.
    Управление проектами (Project Management)
  • Планируйте и анализируйте ход работ, получайте отчеты по проектам. Управляйте рисками, трудовыми и материальными ресурсами. Корректируйте сроки выполнения работ, назначайте ответственных сотрудников и отслеживайте их действия на каждом этапе проекта.
    Взаимодействие с клиентами (CRM)
  • Интегрируйте МОТИВ с электронной почтой или корпоративным порталом. Система создаст задачу по каждой заявке, заполнит поля и добавит ответственных сотрудников. Задача обеспечит оперативный доступ к информации о клиенте, истории взаимоотношений и плану работ. Определите этапы работ и цели ответственных менеджеров и сформируйте воронку продаж. Выгружайте документы для сделки с клиентом: система автоматически сформирует коммерческое предложение, договор или счет на оплату на основании данных задачи.

МОТИВ поможет:

  • повысить производительность труда сотрудников на 20-25%;
  • уменьшить срок согласования документов в 10-20 раз;
  • сократить расходы на бумажный документооборот на 80%;
  • уменьшить количество совещаний и повысить качество трудовой дисциплины;
  • организовать удаленную работу и наладить взаимодействие между филиалами;
  • значительно ускорить поиск документов в архиве.

Преимущества системы МОТИВ:

  • отсутствие серверной лицензии и скрытых платежей;
  • низкая стоимость
  • сочетание функциональности нескольких систем (СЭД, СКИП, ECM, PM и CRM) в одном продукте;
  • быстрое (от трех рабочих дней) и недорогое внедрение;
  • интуитивно понятный интерфейс — даже самые консервативные сотрудники смогут привыкнуть к работе в системе МОТИВ за несколько дней;
  • возможность самостоятельного внедрения Системы и последующей поддержки в удобном графическом интерфейсе;
  • легкое администрирование — для 100 активных пользователей достаточно штатного системного администратора.
  • максимальный комплект поставки для каждой лицензии (электронный документооборот, исполнение поручений, мобильный интерфейс, толстый и тонкий клиент, инструментарий администратора, потоковое сканирование, подписание ЭП и отчетность);
МОТИВ : оптимальное соотношение цены и функциональности

Наши основные преимущества

Технологии, рынок и модели управления компаниями постоянно меняются. Мы идем в ногу со временем — совершенствуем МОТИВ и предоставляем выгодные условия клиентам.
    Отсутствие скрытых платежей
  • Компоненты системы (Apache, PHP, Firebird, PostgreSQL) бесплатны — стоимость серверной лицензии составляет 0 рублей. МОТИВ не требует установки платного программного обеспечения. Мобильный интерфейс, клиентские приложения, отчеты, подписание ЭП и потоковое сканирование входят в комплект поставки лицензии.
    Низкая стоимость
  • Бессрочная лицензия COMPLETE (электронный документооборот, исполнение поручений, толстый и тонкий клиент, мобильный интерфейс, средства администрирования, потоковое сканирование, отчеты) обойдется Вам в 6 500 RUS рублей (оплата в BYN по курсу НБРБ в день оплаты).
    Несколько систем в одном продукте
  • МОТИВ — это система электронного документооборота, система контроля поручений, система управления проектами и CRM-система. Используя один продукт, Вы экономите на лицензиях, внедрении, обучении и техподдержке.
    Быстрое внедрение
  • МОТИВ содержит предустановленные типы задач и документов, справочники и шаблоны. Система настраивается без программирования.
    Улучшения, обновления, поддержка
  • Мы постоянно улучшаем систему и регулярно выпускаем обновления для поддерживаемых версий. В освоении МОТИВ Вам помогут документация и материалы сайта; на возникшие вопросы ответят менеджеры и сотрудники техподдержки.
    Гибкая настройка
  • Адаптация системы к процессам предприятия не ограничивается внедрением. Настройки меняются по мере роста и развития Вашей компании.
    Интуитивно понятный интерфейс
  • Даже консервативные сотрудники освоят систему за несколько дней.
    Легкое администрирование
  • Для администрирования системы не нужно программирование. Управлять системой может один сотрудник (при этом не отвлекаясь от собственных обязанностей).

Вы получите пользу от внедрения системы МОТИВ:

    как исполнитель:
  • планирование дел, уточнения по поручениям, корректировку сроков и главное — уверенность в том, что руководитель заметит и оценит Вашу работу;
    как руководитель проекта:
  • средство планирования работ и координации сотрудников, возможность обсуждения вопросов с руководством и владельцем проекта, доступ к связанным поручениям, отчеты;
    как руководитель предприятия:
  • инструменты для анализа ситуации и принятия решений, средство автоматизации и оптимизации внутренних процессов компании, архив поручений и документов.

Различные варианты установки.

Для установки системы Вы можете использовать собственный сервер, наше облако или любой другой хостинг.

Варианты сервера системы: Windows Server, Аренда системы (SAAS), Linux Server
Варианты рабочих мест: Любой браузер, Приложение для Windows, Приложение для MAC.

Гибкость

    Гибкая настройка
  • Рабочие процессы компании описываются задачами и документами различных типов, последовательность работы с документами — маршрутными схемами. Например, для общения с клиентами используются задачи с полями Клиент, Отрасль, Город и Контракт; в договоре указываются Сумма и Контрагент, и после рассмотрения Петровым и Ивановым он помещается в архив. Типы задач, регистрационные карточки документов и маршруты рассмотрения позволяют адаптировать систему МОТИВ под нужды любой компании. Рабочие процессы настраиваются в графическом интерфейсе без программирования. На старте проекта можно обойтись базовыми параметрами или взять за основу наши примеры, а типы задач и документов создавать по мере роста бизнеса и освоения системы.
    Универсальность
  • В системе МОТИВ настраиваются и типовые, и специфические решения, входящая и исходящая корреспонденция, договоры, служебные записки, поручения, совещания, работа с клиентами, работа с тендерами, курьерские задания, растаможивание грузов, разрешения на ввод продукции, строительство завода. Решения настраиваются в рамках Вашей инсталляции: не нужно тратиться на новые модули или лицензии для них.
    Адаптация к изменениям
  • Система МОТИВ поможет Вам быстро адаптироваться к меняющейся бизнес-среде и внедрять новые методы управления. Ответственные сотрудники самостоятельно вносят изменения в рабочие процессы, структуру компании, права доступа и администрирования. Настройка не занимает много времени и не отвлекает от прямых обязанностей.

Система контроля исполнения поручений

Постановка задачи (выдача поручения) в системе МОТИВ занимает от нескольких секунд до пары минут. Отследить ее выполнение можно с любого устройства: компьютера, планшета, мобильного телефона. Для доступа к системе нужны только браузер и интернет.
При создании задачи указываются название, описание, даты начала и окончания, состав рабочей группы и значения пользовательских полей. Если возникла идея, но нет времени на заполнение всех полей, укажите только название, а остальные данные заполните позже.
Руководителям удобно контролировать работу сотрудников: поручения сортируются и группируются по срокам выполнения, проектам и ответственным пользователям.
Сотрудникам не нужно писать многостраничные отчеты: общение с начальником происходит в режиме реального времени.

Организация системы документооборота организации и электронного архива документов

Система электронного документооборота МОТИВ ускорит согласование документов и обеспечит мгновенный доступ к ним.
Разрабатывая МОТИВ, мы стремились упростить работу пользователей и администраторов:
  • пользователи самостоятельно освоят систему документооборота организации за 1-2 дня (однако при необходимости мы готовы помочь Вам в изучении системы);
  • создавать карточки документов и маршруты согласования сможет любой сотрудник компании, для этого не требуется навыков программирования.
Пользователи контролируют документы от создания до перевода в архив. Вся информация о документах (регистрационная карточка, перечень согласующих пользователей, прикрепленные файлы) хранится в системе документооборота организации.

Для каждого документа можно создать несколько схем прохождения или разрешить пользователям самостоятельно формировать состав участников согласования (удобно компаниям со сложными схемами движения документации). Маршруты прохождения документов создаются в графическом интерфейсе, для этого не требуются навыки программирования. Для управления прохождением документов определенного типа достаточно одного человека.

Юридически значимый электронный документооборот

В системе МОТИВ электронной подписью (ЭП) подписываются задачи, документы и прикрепленные файлы. Связка «электронный документооборот + электронная подпись»:
    обеспечивает защиту от изменений (подделки): 
  • если в документ вносились изменения, электронная подпись станет недействительной;
    определяет авторство:
  • создать правильную электронную подпись может только автор документа;
    ускоряет оформление и заключение договоров:
  • адресат получат электронный документ за считанные секунды, не нужно тратиться на почту и курьерскую доставку;
    упрощает получение справок и подачу отчетности в контролирующие органы:
  • документ, подписанный усиленной электронной подписью, равносилен документу, заверенному печатью компании.

Электронный архив

Система электронного архива — это функционал системы МОТИВ, обеспечивающий долгосрочное хранение документов и оперативный доступ к ним.
Возможности электронного архива:
  • создание и регистрация электронных документов;
  • просмотр и печать документов;
  • поиск документов по различным параметрам (дата, название, контрагент, фраза);
  • разграничение прав доступа к документам;
  • установление связей между документами, группировка и сортировка документов;
  • контроль за историей изменения документов.
Система электронного архива обеспечивает хранение не только текстовых, но и звуковых, видео-файлов и изображений. В отличие от бумажных документов, электронные документы не ветшают, их нельзя забрать домой и не вернуть.
Хранение документов в электронном виде позволит уменьшить расходы на аренду помещений, бумагу, печать и переплет.  

Защита информации

Электронная подпись

В системе МОТИВ электронной подписью (ЭП) подписываются документы, задачи и вложенные файлы. Электронная подпись идентифицирует личность автора и выявляет любые правки, произведенные после подписания документа.

Разграничение прав доступа

Права и полномочия разграничивают доступ сотрудников:
  • к задачам, документам, справочникам и папкам библиотеки;
  • пунктам меню;
  • отчетам и обработчикам.
Взаимодействие с другими пользователями строго регламентировано: просмотреть чужие задачи без дополнительных полномочий невозможно.

Политика сетевой безопасности

Доступ из различных участков сети настраивается для всех пользователей или конкретных сотрудников. Система сформирует отчеты о попытках несанкционированного доступа.

Политика безопасности паролей

В стандартной поставке МОТИВ две парольных политики: простые и безопасные пароли. Политики безопасности паролей можно изменять, редактировать и удалять.
 
Парольная политика включает 14 параметров (восстановление по почте, минимальная длина, наличие спецсимволов и цифр, возможность использовать старый пароль). Система не позволит назначить слабый пароль и сообщит, какие условия нужно выполнить для обеспечения безопасности.

Мониторинг и протоколирование действий пользователей

МОТИВ отслеживает действия пользователей (изменение прав и полномочий, удаление документов, попытки неавторизованного доступа) и формирует соответствующие отчеты.

Совместная работа

Насколько эффективны привычные методы управления и автоматизации рабочих процессов?
  • Планерки, совещания и брифинги поглощают огромное количество времени. Решения принимаются «на лету», большую часть информации сотрудники не усваивают.
  • Электронная почта — прекрасное средство для личного общения, но не совместной работы. Рассылка письма нескольким сотрудникам не создаст единое информационное пространство (каждый работник ответит только отправителю). Цепочки писем сложно отслеживать, а вложенные файлы — искать.
  • Планировщики помогают управлять временем только одного сотрудника; не позволяют наладить взаимодействие группы исполнителей и контролировать их работу.
  • Веб-системы управления задачами используются на старте проекта, когда защита конфиденциальной информации не слишком важна. Неизвестно, кому доступны ваши данные, и как их использует поставщик услуги.

Совместная работа в системе МОТИВ

Для участия в подготовке, рассмотрении или исполнении документа необходимы только браузер и доступ к интернету. Работать с документом могут сотрудники из разных офисов, городов и стран. Система уведомляет пользователей о появлении, согласовании и доработке документов.
 
МОТИВ сводит к минимуму необходимость собраний коллектива. В задачах сотрудники отчитываются о проделанной работе, отвечают на вопросы, делятся идеями и обмениваются файлами. Описание, план работ, файлы и обсуждения хранятся в системе и доступны всем участникам задачи.
 
Если совещания все же необходимы, планируйте их в календаре. Создавайте общие календари и добавляйте в них предстоящие события (совещания, семинары, встречи с клиентами). Система отправит сотрудникам напоминания о приближении и наступлении событий по почте и SMS.
 
Пользователи системы обмениваются файлами во время работы над задачами и документами. Чтобы важные файлы не терялись, поместите их в библиотеку. Выдайте доступ к файлам и назначьте права на их редактирование. Для редактирования файлов не обязательно загружать их на жесткий диск. Пользователи открывают файл и вносят в него изменения, а система загружает и сохраняет новую версию файла.

Делегирование полномочий

МОТИВ автоматически передает задачи заместителям и секретарям по заранее заданным условиям (например договоры с суммой меньше 100 000 или заявки клиента ООО «Промвест»). Пользователи самостоятельно распределяют нагрузку и освобождают время для решения задач, в которых их сложно или невозможно заменить.
 
Администрирование происходит быстрее, если ответственные сотрудники непосредственно связанны с ресурсами и знают, кто должен иметь к ним доступ. Распределение обязанностей позволит сократить время, необходимое на администрирование. Например, назначьте одного пользователя администратором системы безопасности, другого — администратором библиотеки, третьему дайте право создания задач, четвертому — документов. Сотрудники получат доступ только к тем пунктам меню, которые необходимы для работы. Администратору библиотеки не нужно задумываться о безопасности системы, администратору документооборота — о параметрах задач.

Помимо базового функционала МОТИВ содержит средства, которые помогут оптимизировать рабочие процессы и наладить совместную работу сотрудников:
  • общие календари;
  • списки контактов;
  • файловое хранилище;
  • пользовательские плагины;
  • интерфейс для мобильных устройств;
  • передача дел;
  • интеграция с офисными пакетами;
  • учет рабочего времени пользователей;
  • сканирование и поточное сканирование.
С версии 2.0 система поддерживает символы национальных алфавитов и работу с PostgreSQL.
 
С системой МОТИВ поставляется 15 плагинов. Плагин – это независимый программный модуль, который добавляет дополнительные функции в систему. Плагины загружают и выгружают данные, производят массовые операции и формируют отчеты по действиям пользователей. Вы можете изменить существующие плагины или создать новые.
 
МОТИВ можно интегрировать с любым программным обеспечением или сайтом. Для этого мы предоставляем открытый и документированный API (интерфейс программирования приложений).
 
Интеграция с сайтом или корпоративным порталом, импорт и экспорт данных, синхронизация контактов, создание задач и документов при наступлении определенных событий — далеко неполный перечень задач, которые решаются при помощи API.

Реализованные проекты

Оформить заявку